Telefonia IP jest nowoczesnym sposobem komunikacji głosowej w sieciach teleinformatycznych, wykorzystującym mechanizm transmisji głosu w tzw. postaci pakietowej (podobnie jak ma to miejsce w przypadku transmisji danych). W odróżnieniu od tradycyjnej telefonii, telefonia IP korzysta z tej samej sieci, która wykorzystywana jest do transmisji danych.
Z punktu widzenia sieci, głos jest strumieniem pakietów IP, a zatem jedną z aplikacji działających w sieci.
Z punktu widzenia użytkownika telefonia IP wykorzystuje odpowiedniki tradycyjnych cyfrowych aparatów telefonicznych - telefony IP, które podłączane są wprost do sieci komputerowej. Połączenia telefoniczne są zestawiane i zarządzane za pomocą oprogramowania będącego odpowiednikiem centrali abonenckiej.
Komunikacja pomiędzy elementami systemu odbywa się za pomocą standardowego protokołu IP, co umożliwia przekaz za pośrednictwem wszystkich współczesnych sieci teleinformatycznych LAN, MAN czy WAN.
Poza prowadzeniem rozmów telefony IP pozwalają na realizowanie standardowych funkcji dostępnych w telefonach systemowych czy telefonach GSM, takich jak: zestawianie połączeń konferencyjnych, zawieszanie i przenoszenie połączeń, programowanie klawiszy szybkiego wyboru, prezentację numeru lub imienia i nazwiska osoby dzwoniącej, czy wysyłanie wiadomości tekstowych itp.
Wraz z pojawieniem się telefonii IP na rynek telekomunikacyjny wprowadzone zostały otwarte, ogólnodostępne standardy internetowe (w miejsce wewnętrznych norm poszczególnych producentów). Telefon IP jest de facto komputerem, specjalizowanym do zastosowań telefonicznych. Dzięki temu można w nim zrealizować funkcje niedostępne w tradycyjnym telefonie. Stosowanie otwartych standardów bazujących na IP, TAPI, JTAPI, XML itp. pozwala również firmom trzecim na pisanie aplikacji lub dostarczanie dodatkowych elementów rozbudowujących możliwości systemu.

Każda firma posiadająca sieć placówek i dysponująca siecią rozległą, gwarantującą wysoką jakość transmisji (co w dzisiejszych czasach zaczyna być standardem) może stosunkowo niewielkim kosztem zmniejszyć wysokość swoich rachunków telefonicznych. Usługa głosowa jest w tym przypadku (także w relacji międzymiastowej) w całości realizowana jako usługa Voice-over-IP. Oznacza to, że wszystkie rozmowy wewnątrz firmy są prowadzone za darmo, zaś komunikacja ze światem zewnętrznym to w ramach danej strefy telefonicznej koszt rozmowy lokalnej.
Oszczędności niezwiązane bezpośrednio z opłatami za połączenia to także fakt ujednolicenia i uproszczenia infrastruktury teleinformatycznej. W firmie, która korzysta wyłącznie z telefonii IP, instalacja okablowania strukturalnego dla potrzeb telefonów jest zbędna. W przypadku firmy wprowadzającej się np. do nowego budynku może to oznaczać dodatkowe, niebagatelne oszczędności.
Kolejna sprawa to korzystanie z abonenckich systemów poczty głosowej. Producenci tradycyjnych central każą sobie słono płacić za każdy gigabajt powierzchni dyskowej służącej do przechowywania wiadomości głosowych. Analogiczny system oparty na telefonii IP korzysta z przestrzeni dyskowej standardowych serwerów, a zatem jest znacznie tańszy w rozbudowie.

Telefonia IP umożliwia stosowanie aplikacji niemożliwych do uzyskania w tradycyjnej telefonii, udostępniających np. dane o transakcjach osoby dzwoniącej na ekranie operatora już w momencie nadejścia połączenia. Zdecydowanie łatwiejsza jest także integracja funkcji transmisji i przetwarzania głosu z innymi aplikacjami stosowanymi w firmach.
Dostępne są także zaawansowane aplikacje, takie jak jednolity system przekazywania wiadomości, call centers całkowicie bazujące na IP, automatyczna sekretarka przełączająca rozmowy w zależności od zawartości komputerowego terminarza i identyfikatora przychodzącej rozmowy.
Możliwe są również tele- i wideokonferencje. W zależności od modelu telefonu IP można odczytać listę uczestników telekonferencji, na której automatycznie podświetlane jest nazwisko osoby, która w danym momencie zabiera głos; można także widzieć rozmówcę na ekranie telefonu lub komputera PC.
Bazujące na telefonii IP jednolite systemy przekazywania wiadomości umożliwiają otrzymanie zawartości poczty głosowej jako załącznika do poczty elektronicznej. Można również zadzwonić przez telefon do swojej skrzynki pocztowej i odsłuchać e-maile, które zostały przysłane w czasie naszej nieobecności. Inne aplikacje to np. przeglądanie serwisów za pomocą telefonu z wyświetlaczem, terminarz spotkań, prognoza pogody, wyniki giełdowe i pełna integracja z przeglądarką www zainstalowaną w komputerze.